Trzy narzędzia, które pozwalają mi lepiej prowadzić mój biznes

Dzisiaj chcę Wam trochę przybliżyć narzędzia, które wykorzystuję w swoim biznesie. Są one naprawdę proste w użytkowaniu, łatwo je wdrożyć i przede wszystkim – dają miarodajne efekty.

 

 

Bardzo często sami komplikujemy sobie życie. Robimy to zupełnie niepotrzebnie. Prostota daje nam przejrzystość, pomaga łatwo osiągać cele, które chcemy osiągnąć. Dzięki prostym narzędziom jesteśmy w stanie skupić się na biznesie, a nie na tym, by tracić czas, żeby lepiej zrozumieć narzędzia trudne. Mają one nam przecież pomóc, a nie utrudniać życie.

Pierwsze narzędzie: Kalendarz Google

To naprawdę bardzo proste narzędzie! Większość ludzi o nim słyszało. W momencie, kiedy zastanawiałem się, które narzędzie Wam tutaj podać, od czego zacząć, pomyślałem sobie: kurcze, przecież wszyscy korzystają z kalendarza Google! Wszyscy już o tym słyszeli, wiedzą, że można z tego korzystać. Czy to ma sens w ogóle o tym wspominać?

Jednak, jak to mówi Kamila Rowińska: „wiesz czy robisz?”. Wiem, że bardzo dużo ludzi wie. Ja sam bardzo długo wiedziałem, że coś takiego jest. Przyznam się, że nie zawsze dobrze korzystałem z tego kalendarza i nie zawsze wszystko dobrze w nim planowałem.

Dlatego, metodą prób i błędów, kiedy dobrze go poznałem, postanowiłem dać Wam znać, jak wykorzystuję go w życiu. Zarówno w sferze prywatnej, jak i biznesowej.

W mojej firmie na przykład sala konferencyjna ma swój kalendarz Google. Udostępniamy go sobie wzajemnie, rezerwujemy terminy. Wiele osób ma do niego dostęp. Nie marnujemy czasu, żeby za każdym razem chodzić i sprawdzać, czy sala konferencyjna jest wolna. Logujemy się, sprawdzamy, czy jest dostępna i widzimy kto na dany moment ją zarezerwował. Jeśli jest nam ona bardzo potrzebna, możemy negocjować, czy ktoś inny może przesunąć swoje spotkanie i pozwolić nam ją zająć.

Kalendarz Google pozwala zatem łatwo wszystkie rzeczy sobie doskonale zaplanować i poukładać, dlatego mogę Was z czystym sumieniem zachęcić do jego użytkowania.

Jeśli chcecie dowiedzieć się o nim więcej lub od razu zacząć z niego korzystać, kliknijcie tutaj: https://www.google.com/intl/pl/calendar/about/

Drugie narzędzie: Nozbe

Nozbe jest naprawdę bardzo łatwe i sprawnie korzystać z niego może każdy – to niebywale jego największy atut! Co ciekawe, jest to polski program. Cieszę się, że u nas w kraju rozwijają się bardzo fajne, przydatne aplikacje. W Nozbe można ustalić wszystkie zadania i projekty. Zadania można przenosić pomiędzy projektami. Można dzielić, współdzielić projekty i przydzielać zadania innym użytkownikom. Dodatkowo: w tych zadaniach można dodawać komentarze, a nawet wrzucać odpowiednie pliki. Zatem cały projekt bez problemu można mieć w jednym miejscu. Prowadząc kilka firm, a w każdej z nich różne projekty, plus mając życie prywatne, a wierzcie mi, że nawet z żoną mam zrobiony projekt, gdzie czasem pisze mi, jakie zakupy mam zrobić, albo czego nie zrobiłem i powinienem był zrobić, ta aplikacja sprawdza się wręcz perfekcyjnie. W firmie, z pracownikami ustalamy sobie poszczególne daty, widzimy, które zadania są przeterminowane. Wchodząc w kalendarz widzę też dokładnie wszystkie zadania, które są na dzisiaj zaplanowane do wykonania, ale też wszystkie te, które są już przedawnione. Osobno mam ułożoną listę z priorytetami – tam wyskakują mi zadania, które albo ja sobie ustawiłem, że są pilne albo w opinii innych są pilne i w danym momencie są przepięte na mnie. Oczywiście, mogę to odznaczyć i dać znać innym, kiedy dokładnie będę to robił, tak, by nie musieli się martwić, że o czymś zapomniałem, czy coś pominąłem. Można też zaznaczyć, ile czasu dane zadanie powinno zająć. Myślę, że współcześnie w biznesie jednym z największych wyzwań jest komunikacja. Jedna z takich rzeczy, która rodzi frustrację, to fakt, kiedy komuś zlecacie jakieś konkretne zadanie. Ta osoba działa i wykonuje je. Powinna więc być za to pochwalona. Ale jeżeli ta osoba robi to zadanie trzy godziny, a Wam się wydawało, że powinno być zrobione w 15 minut, to po prostu Wam się to nie podoba jako osobie zlecającej to konkretne zadanie. W Nozbe jest bardzo fajna funkcja, którą określacie ile, Waszym zdaniem, to zadanie powinno zająć czasu. Sobie samemu też można taką informację zaznaczyć. Bywało tak , że miałem tyle zadań, że jak sobie zaznaczyłem ile czasu chcę poświęcić na każde z nich, okazywało się, że w tej dobie tego na pewno nie zrobię, bo mam po prostu za dużo zadań! Ale to też nie jest zła informacja… Informacja, sama w sobie, jest dobra, bo świadczy o tym, że WIEM. Mam za dużo zadań – trudno. Trzeba je rozdzielić. Natomiast, gdybym nie wiedział o tym, że mam za dużo zadań, to niepotrzebnie bym ludziom naobiecywał i nie byłbym w stanie się z tego wywiązać. W momencie, kiedy już wiem, że mam za dużo zadań, negocjuję termin, do kiedy i z czym się mogę wyrobić, do czego mogę się zobowiązać. To, co jest ważne: poprawić możecie to, co możecie mierzyć. A tutaj rzeczywiście dużo widzicie. Dużo widzicie, dużo zadań możecie przepinać, komentować, ustawiać czas na wykonanie. Możecie nawet wejść na daną osobę, kogoś ze swojego zespołu i zobaczyć, na ile godzin ta osoba ma ustalonych zadań, czy jakieś ma już przeterminowane, wykonane. Tak że, jak widzicie, jest kilka tych funkcji, ale one wszystkie są bardzo intuicyjne i proste. Jaką ja widzę zaletę tego programu nad różnymi innymi? Inne programy może mają więcej opcji, funkcji. Natomiast kiedy my wdrażaliśmy ten system, to dużo osób w firmie szybko się go nauczyło. Szybko zaczęliśmy z niego korzystać. A każdy, kto wdraża jakiś system, wie, że to jest najważniejsza rzecz, żeby większość ludzi w firmie zaczęła z tego korzystać. Reszta się dostosuje i też zacznie z niego korzystać. Druga rzecz, ważna dla mnie, to to, że tydzień później kogoś zrekrutowaliśmy, miesiąc później kogoś zrekrutowaliśmy. Ktoś się zwolnił lub my kogoś zwolniliśmy i znowu mieliśmy nowe osoby i gdyby Nozbe było skomplikowane, znowu trzeba by było dużo czasu poświęcić na to, żeby kogoś po prostu w to wdrożyć. Z Nozbe jest tak, że ktoś przychodzi, ogląda filmiki, tutoriale, jak z tego korzystać. Ktoś z działu IT, czy z działu HR, pokazuje w ciągu godziny, jak to funkcjonuje. Później przełożony przepina pierwsze zadania, pyta, czy pracownik je rozumie, pokazuje, co należy z tym zrobić i tak naprawdę w drugim dniu pracy ktoś jest w stanie dobrze korzystać z tego programu. Zupełnie jak kolega, koleżanka obok, która pracuje z nami już od dłuższego czasu. Jest to proste, fajne narzędzie, które ja Wam naprawdę szczerze polecam. Jeżeli chcecie przyjrzeć się bliżej tej aplikacji, sprawdzić ją i być może zaprzyjaźnić się na dłużej, kliknijcie tutaj: https://nozbe.com/pl/

Trzecie narzędzie: Livespace

Jest szczególnie pomocne, jeżeli w Waszej firmie obsługujecie klientów. W Livespace można wykupić licencję na dane stanowiska. To jest fajne w momencie, kiedy się rozwijacie, kiedy skalujecie biznes, kiedy nie wiecie tak naprawdę, ile będziecie potrzebowali stanowisk i czy dzisiaj chcecie dużo inwestować w jakiś swój system albo w to, żeby jakiś system wykupić. W tej aplikacji, kiedy inwestujecie w jedną, daną licencję, dziś macie 5 osób, a jutro możecie mieć ich 7. Za dwa miesiące tych osób może być 12. Wtedy po prostu dokupujecie miesięczną licencję dla danej osoby i dzięki temu bezproblemowo Wasz zespół się rozwija,Wy inwestujecie tyle, ile potrzebujecie, a Wasz biznes rośnie. Livespace jest narzędziem, które można zintegrować z wieloma różnymi aplikacjami. Często mówię, że rośnie razem z Waszym biznesem i z Waszymi potrzebami. W momencie, kiedy Wy potrzebujecie dużo więcej danych, na przykład ze strony internetowej, żeby zobaczyć, czy dany klient był na jakimś artykule, czy się zapisał na newsletter, integrujecie to z innymi, już bardziej zaawansowanymi narzędziami marketingowymi, analitycznymi. Takimi, które dostarczają Wam dodatkowych informacji. Natomiast, w takiej najprostszej formie, mój zespół w Livespace ma klientów posegregowanych, przygotowane lejki sprzedażowe. W momencie, kiedy sprzedawca kontaktuje się z klientem, wszystko może zaznaczyć w systemie. Zaznacza zatem kolejne terminy spotkań, kiedy powinien wysłać maila, do kiedy klient zobowiązał się, że odeśle ofertę albo odpowie, co o niej myśli. Wszystkie te rzeczy ma tam ładnie poukładane. Ma też ustalone kolejne terminy spotkań, więc w danym dniu wyskakuje mu kalendarz, dostaje informację, że dzisiaj powinien wykonać kilkanaście albo kilkadziesiąt telefonów. Łatwiej jest mu planować cały czas w danym dniu pracy. Dostępnych jest też dużo statystyk oraz danych, do których możecie sobie zaglądać i dokładnie analizować pracę zatrudnionych osób oraz poczynania firmy. Bardzo fajne narzędzie do zarządzania zespołem sprzedażowym. Jeżeli chcecie go rozbudować, jest to możliwe, a jeśli nie – możecie go używać jako CRM do zarządzania sprzedażą i klientami. Jeśli zainteresowało Was to narzędzie, kliknijcie w link i przejrzyjcie stronę: https://www.livespace.io/pl/ Omówiłem wszystkie trzy narzędzia, które sprawdzają się w mojej codziennej pracy. Korzystam z nich ja sam, moi wspólnicy, zespół pracowników, a także rodzina, na przykład żona. Dajcie mi koniecznie znać w komentarzach pod spodem, czy Wy znacie i korzystacie z tych narzędzi. Może na co dzień użytkujecie jakieś inne, które chcielibyście mi polecić? Jestem szalenie ciekaw Waszej opinii!

Leave a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *