Trzy ciekawe narzędzia do pracy zdalnej, które m.in. pozwalają zarządzać biznesem, kontaktować się ze swoim zespołem oraz podpisywać umowy.
Dzisiaj opowiem o trzech narzędziach, które wykorzystuję. Dwa już wcześniej znałem, a jedno jest dla mnie absolutnym odkryciem.
Pierwszym narzędziem jest system do zarządzania biznesem, zadaniami w biznesie i kontaktem, ale powiązanym zadaniami z ludźmi – Monday.
Zadziwia ilością funkcji.
Od pół roku z tego korzystamy, wcześniej korzystałem z innych systemów. No i muszę przyznać, że Monday, jeżeli chodzi o ilość funkcji, które ma w sobie, jest uzależniający. Na początku wydaje się, że troszeczkę trzeba czasu poświęcić, żeby się w niego mocniej wkręcić i poznać, dlatego, że ma więcej funkcji niż systemy, z których dotychczas korzystaliśmy. Ale jest naprawdę fajny i kolejne osoby, które zapraszamy do Monday, na początku mówią: Co to jest, ile opcji, nie ogarniam tego. Ale po chwili zaczynają z tego korzystać i już mówią: Dobra, zrobiłem ci tam takie przejście, tam wszystko poustawiałeś sobie, wiem kto kiedy zakończył jakie zadanie.
I to jest dla mnie bardzo ważne, żeby wiedzieć, na jakim etapie w danym zadaniu jesteśmy. Dla mnie było to troszeczkę mało w systemach, w których było tylko “zrobione” lub “nie zrobione”. Ale jeżeli możemy sobie zrobić pasek progresu, albo ustalić konkretne daty, co będzie robione w jakim czasie, albo które zadanie po którym ma być zrobione, kto jest za nie odpowiedzialny i mogą być więcej niż jedna osoba za nie odpowiedzialne.
Przy danym zadaniu możemy sobie rozbić to np. na poszczególne etapy i też zaznaczyć jaka osoba jest odpowiedzialna za dany zadanie.
Nie jestem od tego, żeby tu sprzedawać to narzędzie, tylko pokazuję, w jaki sposób my to wykorzystujemy i w jaki sposób pracujemy na tym narzędziu.
Jestem bardzo zadowolony od pół roku i można powiedzieć, że tak po 2-3 tygodniach, jak już człowiek się kręci rzeczywiście, to w porównaniu do innych systemów to jest przepaść. Także jestem zadowolony.
Drugie narzędzie, myślę, że ostatnio bardzo popularne, już od dłuższego czasu z niego korzystamy – ZOOM.
Wygodny w obsłudze.
Zoom jest bardzo prosty i chyba najlepsze jest to, że nie jest to np. Messenger, gdzie tam miesza się wszystko z rzeczami prywatnymi, gdzie nie wiesz, czy zaraz tego nie udostępnisz na Facebooku, czy jeszcze coś innego. A z drugiej strony nie musisz otwierać jakby całego pokoju webinarowego, czy jakiegoś całego systemu, bo dotychczas tak jak kojarzę, to były dwie możliwości: albo narzędzie, z którego korzystałeś tak – można powiedzieć – prywatnie, że np. przez Messengera czy Skype, jak się dzwoni do rodziny, czy rozmawiać, bardzo często zaczynasz zdanie od tego: Słychać mnie? Widać mnie? I to jest takie, że jednak wiemy, że tam coraz lepsze są te narzędzia.
A z drugiej strony znałem takie bardziej profesjonalne systemy, właśnie do pokojów webinarowych, gdzie przychodzi 100 osób i tam prowadzisz szkolenie online, wtedy wszyscy się tam logują, dostają login i hasło, wszystko na maila.
Jest coś pomiędzy i to jest Zoom. Z Zooma sobie korzystamy. Oczywiście, parę afer wokół Zooma też było, że w niektórych krajach zakazali tego. To jest prywatne narzędzie, oczywiście, że też mogą się tam zdarzyć jakieś luki i tego typu rzeczy. Natomiast jeżeli nie robisz jakiegoś zamachu stanu, jeżeli nie masz jakichś tajemnic państwowych, myślę, że każdy z nas też korzysta chociażby z narzędzi Google Dogs i też się nie zastanawiamy nad tym, że też jest właściwie prywatną firmą i też to jest w chmurze. Mamy tam często dane klientów i wiele, wiele innych rzeczy i na spokojnie do tego podchodzimy.
Więc myślę, że jeżeli chodzi o Zooma, to poza tym, że mogą się pojawić nawet tu takie komentarze, że były jakieś tam wycieki, to, kurde, z każdego banku jakieś były, a co dopiero z tego typu narzędzi.
Natomiast do takiego normalnego funkcjonowania, do normalnych spotkań, to w firmie myślę sobie, że też nie sprawdzam na spotkaniu, czy ktoś za ścianą nie podsłuchuje i nie patrzy. Więc do normalnego funkcjonowania jest to naprawdę fajne, proste narzędzie, z którego sobie korzystamy, hasło sobie zawsze zakładamy na pokój. Dwie, trzy, cztery osoby wchodzą, robimy szybkie spotkanie online. Każdy tylko klika w guzik i wchodzi do pokoju konferencyjnego. Można z kamerką, czy sam dźwięk zostawić.
Dodatkowo jest chat, co ułatwia w takiej pracy, że możemy sobie jakieś linki przesyłać, czy dane grafiki, cokolwiek jest. Udostępnianie pulpitu, co jest też bardzo fajne, proste.
Ja to wykorzystuję nawet do prezentacji teraz inwestorskich. Jeżeli mam inwestorów i obecnie się z nimi nie spotykam face to face, spotykamy się na Zoomie, chwilę porozmawiamy, później udostępniam moją prezentację, zaczynam ją robić, później znowu się widzimy, rozmawiamy sobie, wszystko jesteśmy w stanie zrobić. Wiadomo, nie tak jak na żywo, ale prawie. I bardzo fajnie to funkcjonuje.
Teraz przejdę do trzeciego narzędzia, gdzie nawiązaliśmy już współpracę jako klienci z firmą Autenti.
Zaskakujące rozwiązania!
Polska firma, która od kilku lat się rozwija. Na początku tego roku trzy duże polskie banki zainwestowały w ten system. O firmie Autenti słyszałem dwa lata temu, ale wtedy pomyślałem sobie, że to jest tylko do jakichś korporacji, jest to dla dużych firm.
Czym jest ta firma. To jest system dzięki, któremu możesz online podpisywać umowy. Większość, ponad 90% umów jakie podpisujecie w swoich biznesach, możecie podpisywać właśnie w tym systemie.
Dwa lata temu, słysząc o tej firmie, pomyślałem sobie, że to jest dla korporacji. A teraz, kiedy sprawdzałem sobie i czytałem, jakąś prasówkę robiłem, znalazłem, że kolejna firma współpracuje z Autenti.
Wchodzę, patrzę i to jest w systemie SAS, można sobie płacić miesięcznie kilkadziesiąt złotych, naprawdę, i masz dostęp do panelu, w którym możesz podpisywać większość swoich umów, które tylko można podpisać w systemie. Ponad 90% umów, które podpisujecie.
Czego nie można podpisywać. Na pewno nie można podpisywać wszystkich takich umów, które wymagają aktu notarialnego, albo w prawie są jakby zakwalifikowane do takich, które muszą mieć podpis papierowy pod rygorem nieważności, to jest np. umowa leasingowa.
Nie ukrywam, że szukałem tego głównie właśnie do firmy leasingowej. Też to można zrobić, ale pod warunkiem, że obie strony mają podpis kwalifikowany. Dla mnie żaden problem mieć podpis kwalifikowany, natomiast wiem, że gdyby każdy z moich klientów miał to zakładać, to to jest i koszt i inne dodatkowe czynności, więc póki co, jeszcze nie wiem czy to jest najlepsze rozwiązanie dla leasingu takiego, którym my się zajmujemy.
Na pewno też nieruchomości nie kupicie przez Autenti. Ale już umowę przedwstępną jak najbardziej podpiszecie. Np. nie podpiszecie umowy o pracę, z tego co wiem, i takich umów, gdzie przenosicie prawa autorskie, bo chyba bardziej o to tam chodzi. Ale już np. wniosek urlopowy wyślesz. Większość umów, jakieś umowy zlecenia, tego typu umowy, to sobie możecie tam podpisać.
Więc my zaczęliśmy z tego korzystać w eMediator.pl. I tak jak dotychczas było, że przygotowywaliśmy umowy, wysyłaliśmy komuś na maila, ktoś to sobie drukował, podpisywał, odsyłał, albo wysyłaliśmy kurierem i przy kurierze podpisywał, albo odbierał, podpisywał, później to wysyłał i to wszystko trwało. To trwało kilka dni – bym powiedział – 2, 3, tydzień, czasami 2 tygodnie, zależy kto jaki miał dostęp do sprzętu, do czasu, że tam kurier dojechał, a nie dojechał itd.
No i dla osób, które mają problemy z finansami właśnie teraz, które potrzebują szybko zacząć działać, to to jest wyzwanie. Z naszej strony znowu czasami patrzymy, jak pomóc, ale też po prostu powinniśmy już mieć te umowy, żeby działać, żeby być też normalnie biznesowo zabezpieczonym.
Więc jeżeli to trwało tydzień-dwa, to dla tych osób to było wyzwanie, chcieliby już działać, my też chcielibyśmy już działać.
A teraz wysyłamy tą umowę, rozmawiamy z kimś przez telefon, dostajemy wszystkie dokumenty mailowo, przygotowujemy umowę, wysyłamy i to działa tak, że wrzucasz to jakbyś przyciągał po prostu na Messengera. Jak na Facebooka wrzucaliście kiedyś zdjęcie, to łapiąc z pulpitu przenosisz, wrzucać i jest, dajesz wyślij. Można powiedzieć, bardzo podobnie. Bierzesz, przenosić dokument, albo wybierasz z plików, które masz na komputerze, dodajesz sobie i podajesz imię, nazwisko, maila, może numer telefonu tej osoby i wysyłasz to danemu swojemu klientowi, czy osobie, z którą chcesz podpisać umowę na maila. Taka osoba wchodzi, klika tylko, że chce podpisać umowę. Ma podgląd całej umowy, sprawdza jeszcze raz wszystko, widzi od kogo dostała tą mowę. Wystarczy, że kliknie guzik “podpisz” i jest podpisane.
Można zrobić jeszcze dodatkową weryfikację i powiedzieć, że jeszcze ma przyjść kod SMS do tej osoby i ona ma przepisać ten kod SMS, wpisać i jest podwójne potwierdzenie.
Jeżeli zastanawiacie się, czy to jest legalne, czy to jest wiążące, to spójrzcie, że w polskim prawie są nawet umowy ustne tylko, że one średnio działają, ludzie z tego aż tak nie korzystają.
Jak się zastanowicie jak to jest, że w formie papierowej my coś podpisujemy i że to jest takie bardziej ważne, to tak naprawdę chodzi o to oświadczenie woli. Ma być potwierdzone, że dana osoba chciała zawrzeć taką umowę i to jest potwierdzenie zawarcia tej umowy.
Jeżeli ktoś dostaje na swojego maila, ze swojego numeru telefonu przepisuje kod, robi to ze swojego komputera, gdzie jeszcze IT się tam zaczytuje i wszystko jest, to jest kilka potwierdzeń, że to jest ta osoba, potwierdza to. Zazwyczaj za tym stoi jeszcze jakaś korespondencja albo rozmowa telefoniczna, albo coś takiego, co jest wcześniej. To jest właśnie potwierdzenie tej woli, że chcesz zawrzeć tą umowę.
Bardzo mnie to interesowało, mówię: Dobra, muszę zobaczyć, jeżeli mam jakieś umowy z klientami podpisywać, to muszę wiedzieć, że to jest wszystko legalne.
Poczytałem sobie i porozmawialiśmy, jestem też już po prezentacji z tej firmy i mam informacje, że nawet firmy windykacyjne z tego korzystają, więc od razu do swojej firmy windykacyjnej z tym pomysłem idę.
Podobno wykorzystywane jest to w dwóch celach windykacji. Z jednej strony można podpisywać z kontrahentami normalne zlecenie danej sprawy, ale chociażby ugody z klientami można podpisywać, z osobami, które windykuje firma windykacyjna. Więc na wielu płaszczyznach można to zrobić.
Jak sobie pomyślę, ile razy jest tak, że już coś mamy dogadane telefonicznie, że tak ma być, ale później leci list, albo wysyłamy tam terenowego, mija kilka dni i z tą osobą nie ma kontaktu albo się już rozmyśliła, albo coś innego.
A w momencie, gdybyśmy mieli taką ugodę – przecież to jest zwykły wzór – rozmawiamy, jesteśmy na telefonie, mówimy: Jest pan przy komputerze. On: Jestem. My: Super, ma pan maila, tak? Dobrze, wypisujemy, wysyłam panu, pan to klika, mamy ugodę podpisaną. Bailando.
Więc ja jestem zachwycony tym narzędziem. Chcę powiedzieć, że w żadnym z tych narzędzi, o których mówię, nie mam udziałów, nie mam żadnych linków afiliacyjnych, partnerskich. Ze wszystkich po prostu korzystam i jestem z nich zadowolony.
Polecam Wam, bo myślę, że szczególnie to ostatnie narzędzie polskie, które dla mnie jest rewelacyjne. To jest zarówno oszczędność, bo chyba płaci się 60 zł/mies., to wystarczy, że 3-4 kurierów wyślesz i już masz to samo. Ale dla mnie, nawet gdyby to było droższe, to po prostu jest kwestia czasu. Dobrze wiecie, że czas to pieniądz. Bardzo często już macie coś dogadane, a potem i tak się dany kontrakt wysypie, bo coś doszło, nie doszło, ktoś podpisał, a ktoś poszedł na urlop i już czas minął i w ogóle lipa.
Podsumowując…
Jeżeli w Waszym biznesie też ważny jest czas, dodatkowo ekologia, bo kolejnych drzew nie ścinamy, żeby wydrukować kolejne ilości dokumentów. I to, co jeszcze mnie przekonało, to też firma Autenti twierdzi, że 99% dokumentów, które podpisujemy w wersji papierowej, tworzone jest w komputerze. Bardzo dużo tych dokumentów, które jest tworzonych w komputerze, my je drukujemy, podpisujemy offline, a później z powrotem skanujemy i sobie przesyłamy jakoś. To wraca do komputera, więc po co ten proces drukowania. Można tam to stworzyć, podpisać, zostawić, wszystko jest zrobione, to może być i w chmurze Autenti i my sobie możemy to ściągnąć też na swój komputer, żeby mieć normalnie u siebie ten dokument, z którym jak trzeba będzie iść do sądu, to się z tym idzie, to już jest przerobione i po prostu to przechodzi w sądzie.
Także myślę, że warto korzystać z tych narzędzi, ja to robię i polecam także Wam!
