Trzy narz臋dzia, kt贸re wykorzystuj臋 w pracy zdalnej 馃憤

Trzy ciekawe narz臋dzia do pracy zdalnej, kt贸re m.in. pozwalaj膮 zarz膮dza膰 biznesem, kontaktowa膰 si臋 ze swoim zespo艂em oraz podpisywa膰 umowy.


Dzisiaj opowiem o trzech narz臋dziach, kt贸re wykorzystuj臋. Dwa ju偶 wcze艣niej zna艂em, a jedno jest dla mnie absolutnym odkryciem.


 

Pierwszym narz臋dziem jest system do zarz膮dzania biznesem, zadaniami w biznesie i kontaktem, ale powi膮zanym zadaniami z lud藕mi – Monday.

monday.com

Zadziwia ilo艣ci膮 funkcji.

Od p贸艂 roku z tego korzystamy, wcze艣niej korzysta艂em z innych system贸w. No i musz臋 przyzna膰, 偶e Monday, je偶eli chodzi o ilo艣膰 funkcji, kt贸re ma w sobie, jest uzale偶niaj膮cy. Na pocz膮tku wydaje si臋, 偶e troszeczk臋 trzeba czasu po艣wi臋ci膰, 偶eby si臋 w niego mocniej wkr臋ci膰 i pozna膰, dlatego, 偶e ma wi臋cej funkcji ni偶 systemy, z kt贸rych dotychczas korzystali艣my. Ale jest naprawd臋 fajny i kolejne osoby, kt贸re zapraszamy do Monday, na pocz膮tku m贸wi膮: Co to jest, ile opcji, nie ogarniam tego. Ale po chwili zaczynaj膮 z tego korzysta膰 i ju偶 m贸wi膮: Dobra, zrobi艂em ci tam takie przej艣cie, tam wszystko poustawia艂e艣 sobie, wiem kto kiedy zako艅czy艂 jakie zadanie.

I to jest dla mnie bardzo wa偶ne, 偶eby wiedzie膰, na jakim etapie w danym zadaniu jeste艣my. Dla mnie by艂o to troszeczk臋 ma艂o w systemach, w kt贸rych by艂o tylko “zrobione” lub “nie zrobione”. Ale je偶eli mo偶emy sobie zrobi膰 pasek progresu, albo ustali膰 konkretne daty, co b臋dzie robione w jakim czasie, albo kt贸re zadanie po kt贸rym ma by膰 zrobione, kto jest za nie odpowiedzialny i mog膮 by膰 wi臋cej ni偶 jedna osoba za nie odpowiedzialne.

Przy danym zadaniu mo偶emy sobie rozbi膰 to np. na poszczeg贸lne etapy i te偶 zaznaczy膰 jaka osoba jest odpowiedzialna za dany zadanie.

Nie jestem od tego, 偶eby tu sprzedawa膰 to narz臋dzie, tylko pokazuj臋, w jaki spos贸b my to wykorzystujemy i w jaki spos贸b pracujemy na tym narz臋dziu.

Jestem bardzo zadowolony od p贸艂 roku i mo偶na powiedzie膰, 偶e tak po 2-3 tygodniach, jak ju偶 cz艂owiek si臋 kr臋ci rzeczywi艣cie, to w por贸wnaniu do innych system贸w to jest przepa艣膰. Tak偶e jestem zadowolony.


 

Drugie narz臋dzie, my艣l臋, 偶e ostatnio bardzo popularne, ju偶 od d艂u偶szego czasu z niego korzystamy – ZOOM.

zoom

Wygodny w obs艂udze.

Zoom jest bardzo prosty i chyba najlepsze jest to, 偶e nie jest to np. Messenger, gdzie tam miesza si臋 wszystko z rzeczami prywatnymi, gdzie nie wiesz, czy zaraz tego nie udost臋pnisz na Facebooku, czy jeszcze co艣 innego. A z drugiej strony nie musisz otwiera膰 jakby ca艂ego pokoju webinarowego, czy jakiego艣 ca艂ego systemu, bo dotychczas tak jak kojarz臋, to by艂y dwie mo偶liwo艣ci: albo narz臋dzie, z kt贸rego korzysta艂e艣 tak – mo偶na powiedzie膰 – prywatnie, 偶e np. przez Messengera czy Skype, jak si臋 dzwoni do rodziny, czy rozmawia膰, bardzo cz臋sto zaczynasz zdanie od tego: S艂ycha膰 mnie? Wida膰 mnie? I to jest takie, 偶e jednak wiemy, 偶e tam coraz lepsze s膮 te narz臋dzia.

A z drugiej strony zna艂em takie bardziej profesjonalne systemy, w艂a艣nie do pokoj贸w webinarowych, gdzie przychodzi 100 os贸b i tam prowadzisz szkolenie online, wtedy wszyscy si臋 tam loguj膮, dostaj膮 login i has艂o, wszystko na maila.

Jest co艣 pomi臋dzy i to jest Zoom. Z Zooma sobie korzystamy. Oczywi艣cie, par臋 afer wok贸艂 Zooma te偶 by艂o, 偶e w niekt贸rych krajach zakazali tego. To jest prywatne narz臋dzie, oczywi艣cie, 偶e te偶 mog膮 si臋 tam zdarzy膰 jakie艣 luki i tego typu rzeczy. Natomiast je偶eli nie robisz jakiego艣 zamachu stanu, je偶eli nie masz jakich艣 tajemnic pa艅stwowych, my艣l臋, 偶e ka偶dy z nas te偶 korzysta chocia偶by z narz臋dzi Google Dogs i te偶 si臋 nie zastanawiamy nad tym, 偶e te偶 jest w艂a艣ciwie prywatn膮 firm膮 i te偶 to jest w chmurze. Mamy tam cz臋sto dane klient贸w i wiele, wiele innych rzeczy i na spokojnie do tego podchodzimy.

Wi臋c my艣l臋, 偶e je偶eli chodzi o Zooma, to poza tym, 偶e mog膮 si臋 pojawi膰 nawet tu takie komentarze, 偶e by艂y jakie艣 tam wycieki, to, kurde, z ka偶dego banku jakie艣 by艂y, a co dopiero z tego typu narz臋dzi.

Natomiast do takiego normalnego funkcjonowania, do normalnych spotka艅, to w firmie my艣l臋 sobie, 偶e te偶 nie sprawdzam na spotkaniu, czy kto艣 za 艣cian膮 nie pods艂uchuje i nie patrzy. Wi臋c do normalnego funkcjonowania jest to naprawd臋 fajne, proste narz臋dzie, z kt贸rego sobie korzystamy, has艂o sobie zawsze zak艂adamy na pok贸j. Dwie, trzy, cztery osoby wchodz膮, robimy szybkie spotkanie online. Ka偶dy tylko klika w guzik i wchodzi do pokoju konferencyjnego. Mo偶na z kamerk膮, czy sam d藕wi臋k zostawi膰.

Dodatkowo jest chat, co u艂atwia w takiej pracy, 偶e mo偶emy sobie jakie艣 linki przesy艂a膰, czy dane grafiki, cokolwiek jest. Udost臋pnianie pulpitu, co jest te偶 bardzo fajne, proste.

Ja to wykorzystuj臋 nawet do prezentacji teraz inwestorskich. Je偶eli mam inwestor贸w i obecnie si臋 z nimi nie spotykam face to face, spotykamy si臋 na Zoomie, chwil臋 porozmawiamy, p贸藕niej udost臋pniam moj膮 prezentacj臋, zaczynam j膮 robi膰, p贸藕niej znowu si臋 widzimy, rozmawiamy sobie, wszystko jeste艣my w stanie zrobi膰. Wiadomo, nie tak jak na 偶ywo, ale prawie. I bardzo fajnie to funkcjonuje.


 

Teraz przejd臋 do trzeciego narz臋dzia, gdzie nawi膮zali艣my ju偶 wsp贸艂prac臋 jako klienci z firm膮 Autenti.

Autenti

Zaskakuj膮ce rozwi膮zania!

Polska firma, kt贸ra od kilku lat si臋 rozwija. Na pocz膮tku tego roku trzy du偶e polskie banki zainwestowa艂y w ten system. O firmie Autenti s艂ysza艂em dwa lata temu, ale wtedy pomy艣la艂em sobie, 偶e to jest tylko do jakich艣 korporacji, jest to dla du偶ych firm.

Czym jest ta firma. To jest system dzi臋ki, kt贸remu mo偶esz online podpisywa膰 umowy. Wi臋kszo艣膰, ponad 90% um贸w jakie podpisujecie w swoich biznesach, mo偶ecie podpisywa膰 w艂a艣nie w tym systemie.

Dwa lata temu, s艂ysz膮c o tej firmie, pomy艣la艂em sobie, 偶e to jest dla korporacji. A teraz, kiedy sprawdza艂em sobie i czyta艂em, jak膮艣 pras贸wk臋 robi艂em, znalaz艂em, 偶e kolejna firma wsp贸艂pracuje z Autenti.

Wchodz臋, patrz臋 i to jest w systemie SAS, mo偶na sobie p艂aci膰 miesi臋cznie kilkadziesi膮t z艂otych, naprawd臋, i masz dost臋p do panelu, w kt贸rym mo偶esz podpisywa膰 wi臋kszo艣膰 swoich um贸w, kt贸re tylko mo偶na podpisa膰 w systemie. Ponad 90% um贸w, kt贸re podpisujecie.

Czego nie mo偶na podpisywa膰. Na pewno nie mo偶na podpisywa膰 wszystkich takich um贸w, kt贸re wymagaj膮 aktu notarialnego, albo w prawie s膮 jakby zakwalifikowane do takich, kt贸re musz膮 mie膰 podpis papierowy pod rygorem niewa偶no艣ci, to jest np. umowa leasingowa.

Nie ukrywam, 偶e szuka艂em tego g艂贸wnie w艂a艣nie do firmy leasingowej. Te偶 to mo偶na zrobi膰, ale pod warunkiem, 偶e obie strony maj膮 podpis kwalifikowany. Dla mnie 偶aden problem mie膰 podpis kwalifikowany, natomiast wiem, 偶e gdyby ka偶dy z moich klient贸w mia艂 to zak艂ada膰, to to jest i koszt i inne dodatkowe czynno艣ci, wi臋c p贸ki co, jeszcze nie wiem czy to jest najlepsze rozwi膮zanie dla leasingu takiego, kt贸rym my si臋 zajmujemy.

Na pewno te偶 nieruchomo艣ci nie kupicie przez Autenti. Ale ju偶 umow臋 przedwst臋pn膮 jak najbardziej podpiszecie. Np. nie podpiszecie umowy o prac臋, z tego co wiem, i takich um贸w, gdzie przenosicie prawa autorskie, bo chyba bardziej o to tam chodzi. Ale ju偶 np. wniosek urlopowy wy艣lesz. Wi臋kszo艣膰 um贸w, jakie艣 umowy zlecenia, tego typu umowy, to sobie mo偶ecie tam podpisa膰.

Wi臋c my zacz臋li艣my z tego korzysta膰 w eMediator.pl. I tak jak dotychczas by艂o, 偶e przygotowywali艣my umowy, wysy艂ali艣my komu艣 na maila, kto艣 to sobie drukowa艂, podpisywa艂, odsy艂a艂, albo wysy艂ali艣my kurierem i przy kurierze podpisywa艂, albo odbiera艂, podpisywa艂, p贸藕niej to wysy艂a艂 i to wszystko trwa艂o. To trwa艂o kilka dni – bym powiedzia艂 – 2, 3, tydzie艅, czasami 2 tygodnie, zale偶y kto jaki mia艂 dost臋p do sprz臋tu, do czasu, 偶e tam kurier dojecha艂, a nie dojecha艂 itd.

No i dla os贸b, kt贸re maj膮 problemy z finansami w艂a艣nie teraz, kt贸re potrzebuj膮 szybko zacz膮膰 dzia艂a膰, to to jest wyzwanie. Z naszej strony znowu czasami patrzymy, jak pom贸c, ale te偶 po prostu powinni艣my ju偶 mie膰 te umowy, 偶eby dzia艂a膰, 偶eby by膰 te偶 normalnie biznesowo zabezpieczonym.

Wi臋c je偶eli to trwa艂o tydzie艅-dwa, to dla tych os贸b to by艂o wyzwanie, chcieliby ju偶 dzia艂a膰, my te偶 chcieliby艣my ju偶 dzia艂a膰.

A teraz wysy艂amy t膮 umow臋, rozmawiamy z kim艣 przez telefon, dostajemy wszystkie dokumenty mailowo, przygotowujemy umow臋, wysy艂amy i to dzia艂a tak, 偶e wrzucasz to jakby艣 przyci膮ga艂 po prostu na Messengera. Jak na Facebooka wrzucali艣cie kiedy艣 zdj臋cie, to 艂api膮c z pulpitu przenosisz, wrzuca膰 i jest, dajesz wy艣lij. Mo偶na powiedzie膰, bardzo podobnie. Bierzesz, przenosi膰 dokument, albo wybierasz z plik贸w, kt贸re masz na komputerze, dodajesz sobie i podajesz imi臋, nazwisko, maila, mo偶e numer telefonu tej osoby i wysy艂asz to danemu swojemu klientowi, czy osobie, z kt贸r膮 chcesz podpisa膰 umow臋 na maila. Taka osoba wchodzi, klika tylko, 偶e chce podpisa膰 umow臋. Ma podgl膮d ca艂ej umowy, sprawdza jeszcze raz wszystko, widzi od kogo dosta艂a t膮 mow臋. Wystarczy, 偶e kliknie guzik “podpisz” i jest podpisane.

Mo偶na zrobi膰 jeszcze dodatkow膮 weryfikacj臋 i powiedzie膰, 偶e jeszcze ma przyj艣膰 kod SMS do tej osoby i ona ma przepisa膰 ten kod SMS, wpisa膰 i jest podw贸jne potwierdzenie.

Je偶eli zastanawiacie si臋, czy to jest legalne, czy to jest wi膮偶膮ce, to sp贸jrzcie, 偶e w polskim prawie s膮 nawet umowy ustne tylko, 偶e one 艣rednio dzia艂aj膮, ludzie z tego a偶 tak nie korzystaj膮.

Jak si臋 zastanowicie jak to jest, 偶e w formie papierowej my co艣 podpisujemy i 偶e to jest takie bardziej wa偶ne, to tak naprawd臋 chodzi o to o艣wiadczenie woli. Ma by膰 potwierdzone, 偶e dana osoba chcia艂a zawrze膰 tak膮 umow臋 i to jest potwierdzenie zawarcia tej umowy.

Je偶eli kto艣 dostaje na swojego maila, ze swojego numeru telefonu przepisuje kod, robi to ze swojego komputera, gdzie jeszcze IT si臋 tam zaczytuje i wszystko jest, to jest kilka potwierdze艅, 偶e to jest ta osoba, potwierdza to. Zazwyczaj za tym stoi jeszcze jaka艣 korespondencja albo rozmowa telefoniczna, albo co艣 takiego, co jest wcze艣niej. To jest w艂a艣nie potwierdzenie tej woli, 偶e chcesz zawrze膰 t膮 umow臋.

Bardzo mnie to interesowa艂o, m贸wi臋: Dobra, musz臋 zobaczy膰, je偶eli mam jakie艣 umowy z klientami podpisywa膰, to musz臋 wiedzie膰, 偶e to jest wszystko legalne.

Poczyta艂em sobie i porozmawiali艣my, jestem te偶 ju偶 po prezentacji z tej firmy i mam informacje, 偶e nawet firmy windykacyjne z tego korzystaj膮, wi臋c od razu do swojej firmy windykacyjnej z tym pomys艂em id臋.

Podobno wykorzystywane jest to w dw贸ch celach windykacji. Z jednej strony mo偶na podpisywa膰 z kontrahentami normalne zlecenie danej sprawy, ale chocia偶by ugody z klientami mo偶na podpisywa膰, z osobami, kt贸re windykuje firma windykacyjna. Wi臋c na wielu p艂aszczyznach mo偶na to zrobi膰.

Jak sobie pomy艣l臋, ile razy jest tak, 偶e ju偶 co艣 mamy dogadane telefonicznie, 偶e tak ma by膰, ale p贸藕niej leci list, albo wysy艂amy tam terenowego, mija kilka dni i z t膮 osob膮 nie ma kontaktu albo si臋 ju偶 rozmy艣li艂a, albo co艣 innego.

A w momencie, gdyby艣my mieli tak膮 ugod臋 – przecie偶 to jest zwyk艂y wz贸r – rozmawiamy, jeste艣my na telefonie, m贸wimy: Jest pan przy komputerze. On: Jestem. My: Super, ma pan maila, tak? Dobrze, wypisujemy, wysy艂am panu, pan to klika, mamy ugod臋 podpisan膮. Bailando.

Wi臋c ja jestem zachwycony tym narz臋dziem. Chc臋 powiedzie膰, 偶e w 偶adnym z tych narz臋dzi, o kt贸rych m贸wi臋, nie mam udzia艂贸w, nie mam 偶adnych link贸w afiliacyjnych, partnerskich. Ze wszystkich po prostu korzystam i jestem z nich zadowolony.

Polecam Wam, bo my艣l臋, 偶e szczeg贸lnie to ostatnie narz臋dzie polskie, kt贸re dla mnie jest rewelacyjne. To jest zar贸wno oszcz臋dno艣膰, bo chyba p艂aci si臋 60 z艂/mies., to wystarczy, 偶e 3-4 kurier贸w wy艣lesz i ju偶 masz to samo. Ale dla mnie, nawet gdyby to by艂o dro偶sze, to po prostu jest kwestia czasu. Dobrze wiecie, 偶e czas to pieni膮dz. Bardzo cz臋sto ju偶 macie co艣 dogadane, a potem i tak si臋 dany kontrakt wysypie, bo co艣 dosz艂o, nie dosz艂o, kto艣 podpisa艂, a kto艣 poszed艂 na urlop i ju偶 czas min膮艂 i w og贸le lipa.


Podsumowuj膮c…

Je偶eli w Waszym biznesie te偶 wa偶ny jest czas, dodatkowo ekologia, bo kolejnych drzew nie 艣cinamy, 偶eby wydrukowa膰 kolejne ilo艣ci dokument贸w. I to, co jeszcze mnie przekona艂o, to te偶 firma Autenti twierdzi, 偶e 99% dokument贸w, kt贸re podpisujemy w wersji papierowej, tworzone jest w komputerze. Bardzo du偶o tych dokument贸w, kt贸re jest tworzonych w komputerze, my je drukujemy, podpisujemy offline, a p贸藕niej z powrotem skanujemy i sobie przesy艂amy jako艣. To wraca do komputera, wi臋c po co ten proces drukowania. Mo偶na tam to stworzy膰, podpisa膰, zostawi膰, wszystko jest zrobione, to mo偶e by膰 i w chmurze Autenti i my sobie mo偶emy to 艣ci膮gn膮膰 te偶 na sw贸j komputer, 偶eby mie膰 normalnie u siebie ten dokument, z kt贸rym jak trzeba b臋dzie i艣膰 do s膮du, to si臋 z tym idzie, to ju偶 jest przerobione i po prostu to przechodzi w s膮dzie.

Tak偶e my艣l臋, 偶e warto korzysta膰 z tych narz臋dzi, ja to robi臋 i polecam tak偶e Wam!

Zostaw komentarz

Tw贸j adres e-mail nie zostanie opublikowany.