Delegujemy od zawsze…
Swoje pierwsze zadania delegowałem już w szkole. Wydawało mi się, że wiem jak to robić. Przyszła pierwsza praca, pierwsze firmy – owszem, byłem pracusiem i również miałem podejście „przecież sam zrobię to lepiej”, ale również nie miałem problemu z delegowaniem zadań swoim współpracownikom. Przez długi czas wydawało mi się, że umiem delegować zadania. Swoją karierę zacząłem od typowego MLM, gdzie uczyli mnie, że bierzesz do swojej struktury osoby, które za Ciebie wykonują zadania, a Ty czerpiesz z tego zyski. Taką samą strukturę chciałem przełożyć do swoich firm. Wiele osób zwracało mi uwagę, że takie proste zadania jestem w stanie bez problemu delegować, o tyle inne aspekty związane z obsługą klienta, sprzedażą, marketingiem miałem okrutnie rękę na pulsie. To prawda! Mówiłem wszystkim „delegujcie, delegujcie” – mówiłem to specjalistom w swoim fachu, a sam niewiele różniłem się od nich, bo po prostu każdy ma jakąś swoją dziedzinę, w której coś ciężej delegować.
Jeśli lubisz słuchać podcastów, zapraszam tutaj:
To był klucz do sukcesu. Otóż nauczyłem się najlepiej delegować zdania, właśnie, wtedy kiedy zacząłem delegować je na aspektach, na których najbardziej mi zależało. Z drugiej strony pamiętam również, jak wiele błędów popełniłem przy delegowaniu zadań, na których mi pozornie nie zależało, dlatego że traktowałem te zadania tak, a nie inaczej. W międzyczasie zerknij sobie do przygotowanego do tej lekcji zeszytu ćwiczeń.
Pierwsze zadanie z ćwiczeń polega na wypisaniu, co delegowałeś w ostatnich 14 dniach. Wypisz. Mogą to być aspekty związane z pracą, firmą, ale również z aspektami życia prywatnego, rodzinnego. Jaki był tego rezultat? Co poszło dobrze, a co mogło pójść lepiej? Jeżeli, w któryś z tych aspektów można było zrobić coś lepiej, a często tak jest, to najczęstszym powodem jest to, że zadanie zostało źle przekazane (z przymrużeniem oka, ale oczywiście ktoś to po prostu źle zrozumiał 🙂 ). Chciałbym Ci tylko przypomnieć, że to Ty jesteś odpowiedzialny za komunikację i za to, żeby się upewnić co druga osoba tak naprawdę zrozumiała. Owszem, możesz się wściekać, że tłumaczysz komuś trzydzieści razy, a ona i tak nie rozumie, ale zastanów się wtedy, co można zrobić. Jest takie powiedzenie, że skoro nauczyciel uczy swojego ucznia czegoś setny raz, to kto tak naprawdę jest głupi, kto nie rozumie? „Szaleństwem jest robić wciąż to samo i oczekiwać innych rezultatów” – powiedział kiedyś Albert Einstein. W tym miejscu przypomniał mi się także popularny niegdyś mem, gdzie żona poprosiła męża o obranie połowy ziemniaków. Widząc tego mema, nie spodziewałem się, że to zadanie można zrozumieć w ten sposób, w jaki zostało to pokazane na zdjęciu. Wygooglujcie sobie tego mema i zobaczcie, o czym mówię.
Schematy, wszędzie schematy
Wracając do tematu. Z doświadczenia schemat delegowania zadania w firmie wygląda zawsze tak samo: 1. Ty odpisujesz zadanie, 2. tamta osoba coś zrozumiała, 3. pytasz, „czy wszystko ok?” 4. Ok – otrzymujesz potwierdzenie 5. rozchodzicie się
Daj mi chwilę, a przedstawię Ci mój plan na delegowanie!
Natomiast przedstawię Ci teraz schemat, który ja proponuję, a który moim zdaniem jest kluczem do sukcesu:
1. Przede wszystkim musisz sprawdzić, czy dana osoba jest odpowiednia do wykonania danego zadania.
W tym momencie zachęcam Cię do sprawdzenia, czy dana osoba ma kompetencje do wykonania tego zadania, czy ma doświadczenie, czy ma wiedzę na ten temat, czy ma czas, czy nie jest już zawalona innymi zadaniami od innych przełożonych. Przecież nie chcemy, żeby nasze zadanie zostało zrobione byle jak, „po łebkach”.
2. Zadbaj o odpowiednie warunki.
Jeżeli masz już wybraną odpowiednią osobę, zadbaj o odpowiednie warunki, tak żeby była odpowiednia przestrzeń, komfortowe warunki do rozmowy. Tak, żeby dana osoba miała możliwość przyswojenia całej wiedzy w jak najlepszych warunkach.
3. Użyj tytułu.
Może to być prosty komunikat: „Jest zadanie do zrobienia”, „Jest do zrobienia raport dla klienta”. Bez zbędnych frazesów.
4. Mówisz o swojej intencji i jaki jest cel spotkania.
Wracając do wyżej wspomnianego już raportu dla klienta, będę odnosić się do tego przykładu. Intencją tutaj może być dla przykładu: „Klient wraz z podpisaniem umowy poprosił nas o taki raport. Zbliża się zakończenie tej współpracy i mamy szansę przedłużyć ten kontakt, więc to zależy od tego raportu”.
5. W tym momencie mówimy, jak ma wyglądać realizacja tego zadania.
Wracają do przykładu z raportem, mówimy, że np. trzeba wyciągnąć te dane z systemu do zarządzania zadaniami, trzeba wyciągnąć dane z raportów sprzedaży, trzeba iść do działu IT i tak dalej, i tak dalej. Możesz wspomnieć, że zależy Ci bardziej na tabelkach, że ma mieć określoną liczbę stron. Teraz zauważcie, że skupiam się bardzo na takich technicznych aspektach. To jest tak samo, jak ktoś prosi Cię o zakupienie jabłek w sklepie. Nie mówisz do drugiej osoby „kup mi jabłka” (przecież druga osoba nie domyśli się jakie jabłka lubisz), tylko określ „kup mi jabłka miękkie albo twarde, czerwone, albo zielone, grójeckie albo inny rodzaj”. Określasz KROK PO KROKU wszystko, co ma znaczenie!
6. Kolejnym etapem jest pomoc danej osobie.
Kto może tej danej osobie pomóc? Wskazujesz tej osobie, że dla przykładu dane do raportu dostarczy Ci szef sprzedaży i szef IT, ale Ty musisz o to poprosić i powiedzieć, jaki jest termin wykonania tego zadania.
7. Czas. Kolejna bardzo ważna sprawa.
To TY określasz, ile czasu powinno zająć dane zadanie i do, kiedy oczekujesz, że będzie ono zrobione! Tzw. PILNE to nie jest określenie terminu. Zdarzyło mi się informować, że zadanie jest pilne do wykonania. Tak, ale dana osoba już miała 30 innych pilnych zadań do wykonania.
Pamiętaj INTENCJA – CEL – HISTORIA!
8. Kluczowe pytanie.
Dopiero po przedstawieniu swojej intencji – celu – historii pytasz się, czy ta dana osoba się podejmie tego zadania. Musisz wziąć pod uwagę każdą odpowiedź. Nawet jeżeli założyłeś że dana osoba jest odpowiednia do tego, zawsze może odpowiedzieć „nie, nie podejmę się tego zadania”. Warto wtedy zapytać, jaka jest przyczyna, czy nie ma czasu, czy ma gorszy czas w życiu, czy idzie akurat na urlop. Natomiast jeśli się zgodzi, ważne jest też raportowanie. Uzgadniasz z tą osobą, kiedy zajmuje się tym zadaniem, ile czasu na to poświęca i komu raportuje rezultaty, co jest zrobione.
WERYFIKACJA? A po co mi ona?
Podrzucę Ci pomysł na weryfikację, tego, czy pracownik Cię zrozumiał. Mój sposób jest taki, że po opisaniu i zdelegowaniu zadania, wyciągam pustą kartkę i długopis, po czym każę danej osobie w 100 słowach opisać, co ma zrobić. Po zapisaniu tego na papierze i odczytaniu mam pewność, że ta osoba dokładnie zrozumiała to, co chciałeś przekazać. A mało tego, masz to na papierze.
DELEGOWANIE TO NIE AMPUTOWANIE!
Na tym samym spotkaniu ustalasz termin kolejnego spotkania. Delegując zadanie, nie odcinasz się od niego całkowicie! Weryfikujesz, czy ono jest robione dobrze! Wygląda na trochę więcej pracy i wymaga więcej czasu niż zwykłe powiedzenie, co ma się zrobić i odejście. Jest to dużo pracy, ale im więcej pracy wykonasz teraz, tym mniej będziesz jej miał w przyszłości! Zyskujecie więcej czasu, a robota jest zrobiona!
